سبب واحد يدمر إنتاجيتك في العمل.. وإليك الحلول

06:33 م | الجمعة 04 أغسطس 2017

يسعى الكثير منا إلى تطوير أدائهم، والالتزام بمتطلبات عملهم، ويقدمون كل ما في وسعهم لنجاح المكان الذي ينتمون إليه، والإضافة لرصيدهم من حصد ثمار جهودهم به.

وتعتبر الإنتاجية عنصرا حاسما في قياس الأداء في العمل، إلا أن هناك شيئًا مهمًا يمكن أن يدمر مستوى إنتاجيتك، بحسب "العربية"، وهو "تعدد المهام".

ونقل موقع "كير 2"، المعني بالأمور الصحية والنفسية، عن تود هيرمان، المدرب المتخصص في مجال بلوغ قمة الأداء، قوله إن تعدد المهام يؤدي إلى فقدان 15 إلى 20% من الوقت الثمين، مؤكدا أن تعدد المهام في الواقع تسمية خاطئة، إذ أنه لا يمكنك القيام بأكثر من مهمة واحدة في الوقت نفسه.

وأضاف أنه "في الواقع، أنت تبدل بين المهام في سرعة عالية ملحوظة، وفي هذه العملية، تفقد أعشارا من الثانية، ما يؤدي لفقدان 40% من إنتاجيتك بنهاية اليوم، كما يكون الشخص عرضة للوقوع في المزيد من الأخطاء، مع تبديل وتعدد المهام، والسبب هو الضغط المتزايد الذي يشعر به لتعويض الوقت الضائع".

و"تبديل" أو "تعدد المهام" المتكرر، له جوانب سلبية لا تظهر مباشرةً عند أدائك المهام، بل تتكشف تباعا، ومنها:

الشعور بالضغط الكبير

يقود تغيير المهام المتكرر المخ لأن يكون في حالة "التشغيل/الإيقاف" بصفة مستمرة، كما يواجه المرء بلا شك مستويات أعلى من التوتر، عندما يقاطعه أحد عن إحدى مهماته، وقد يصاب بالإحباط.

إلحاق الضرر بالمخ

أظهرت الأبحاث الحديثة أن تعدد المهام يضر بالمخ بسبب خفض كثافة "القشرة الحزامية الأمامية"، وهي المنطقة المسؤولة عن التعاطف والمشاعر والإدراك العام.

إضعاف الذاكرة

كشفت إحدى الدراسات من جامعة كاليفورنيا أن الطلاب الذين تتعدد مهامهم، لا يمكن أن يتذكروا المعلومات، كغيرهم من الطلاب الذين لم تتعدد مهامهم. وأدى تبديل المهام إلى إبطاء تذكر الطلاب للمعلومات، وترك بعضهم غير قادرين تماما على التذكر.

تقليل معدل ذكاء

إذا كان الشخص يبدل المهام أو يعددها، يمكنه أن يعاني انخفاضا في معدل ذكائه من 10 درجات إلى 15 درجة، وهذا آخر ما يود الشخص حدوثه عندما يريد أن ينجز مشروعا مهما للعمل أو المدرسة.

التفكير الضحل

إحدى أضرار تبديل المهام أنه يخلق مجتمعا من أصحاب الفكر الضحل، حيث إنه إذا قام الشخص بالتبديل بين المهام كل 5 أو 10 دقائق أو 15 دقيقة، فهو إذن لا يفكر بعمق حول أي موضوع بعينه. ويتعذر عليه الوصول إلى الأداء المتميز.

كيفية إيقاف الأضرار السلبية لتبديل المهام

إذا لم يكن المرء قادرًا على التوقف عن تبديل المهام، عليه إذن اتباع بعض الأفكار لتحفيزه على الحد من مقدار الوقت الذي يهدر بسبب "التبديل"، حتى يتمكن من زيادة إنتاجيته.، وهذه بعض القواعد التي يمكن اتباعها:

استخدام الوقت المركز

الوقت المركز يساعد الشخص على إنجاز مهمة واحدة في كتلة زمنية واحدة، لذا يجب عليه أن يضع جانبا أي إلهاء أو مقاطعة.

القيام بالعمل على دفعات

على المرء تخصيص وقت في الصباح أو بعد الظهر أو في المساء، للقيام بالمهام التي من المرجح أن تقطع عليه استغراقه في أداء مهمة العمل الواحدة، التي يود إنجازها.

مثلًا: عليه أن يخصص "وقتا مركزا" للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل النصية، أو الاطلاع على وسائل التواصل الاجتماعي.

تدوين الملاحظات

في بعض الأحيان وفي أثناء العمل على مهمة واحدة، قد تطرأ فكرة أو إلهام لمهمة أخرى، وهنا على الشخص الإمساك بمفكرة يدون فيها على وجه السرعة ما يطرأ له من أفكار، وهذا يحفظ له صفاء عقله ويمنعه من مقاطعة عمله الحالي، لمتابعة أية فكرة جديدة.

استخدام التكنولوجيا

في هذه الأيام هناك الكثير من التطبيقات للمساعدة في تجنب أي إلهاء، وتحد هذه الأدوات من الوقت الضائع مع وسائل التواصل الاجتماعي، وتحافظ على الالتزام بأداء المهام.

البقاء في حالة استعداد

إذا كان محتما على الشخص تبديل المهام، عليه أن يمنح نفسه الوقت للاستعداد والتحضُّر مقدما لهذا الأمر، فإذا كان الشخص يعمل في بيئة تتطلب التبديل المتكرر، فإن تحضير مخه للتبديل يساعد على تقليل الوقت الذي يقتضيه التبديل.