احترس من موظفينك.. الفوضى الرقمية تعرض شركتك للخطر

02:48 م | الاثنين 20 مايو 2019

تسعى الشركات في جميع أنحاء العالم جاهدة لحماية بياناتها بسبب عدم إدراك الموظفين لمسؤوليتهم عن الفوضى الرقمية، المتمثلة بانتشار الوثائق والملفات الرقمية دون التفكير في العواقب الأمنية.

ووجد تقرير عالمي أعدته كاسبرسكي لاب بعنوان "ترتيب الفوضى الرقمية في الشركات" عددا من الصلات التي تربط بين قيام الفوضى الرقمية في العمل والعادات البشرية المعيشية التي تقف وراءها، مثل ترتيب الثلاجة. وكشف التقرير عن أن 95% ممن يرون ثلاجاتهم مرتبة أو مرتبة إلى حدّ ما قالوا الشيء نفسه عن حياتهم الرقمية في العمل.

وتشتمل الفوضى الرقمية على الملفات والمستندات والبيانات التي يجرى إنشاؤها في العمل دون أن يكون للشركة رؤية كاملة لها أو تحكم في طريقة تخزينها أو ضبط للوصول إليها.

ويخّزن 72% من الموظفين مستندات في العمل تحتوي على بيانات شخصية أو حساسة، إذا انكشفت إلى الغير فإنها قد تتسبب للشركة في أضرار مالية أو تتعلق بالسمعة، وهي أضرار قد تلحق بالموظفين والعملاء.

وتُعدّ معالجة الفوضى الرقمية تحدياً يواجه الشركات، لكن أهم الخطوات اللازمة للتصدّي له تتمثل في معرفة المسؤول عنه، ويرى ما يقرب من 3 أرباع الموظفين 71% أن قادة الأعمال أو فرق تقنية المعلومات أو فرق الأمن الرقمي، وحدهم، ينبغي أن يتولوا المسؤولية عن ضمان منح حقوق الوصول المناسبة إلى البريد الإلكتروني والملفات والمستندات.

لكن المشكلة تكمن في وجود مجال للخطأ البشري بالرغم من أن فرق تقنية المعلومات والأمن قادرة على التحكّم في منح الموظفين إمكانية الوصول إلى الملفات والمجلدات أو منعهم منها. ويمكن للموظفين، سواء كان ذلك الخطأ بقصد أو من دون قصد، يمكن للموظفين إعطاء زملائهم في العمل، أو آخرين خارج العمل، إمكانية الوصول إلى بيانات الاعتماد الخاصة بهم أو تجاوز مسؤولي تقنية المعلومات بأدوات جديدة خاصة بتنسيق الأعمال.

وينبغي للموظفين، في ظلّ عملهم على إنشاء مستندات متعددة والعمل المتزامن عليها مع زملائهم، تحمّل مسؤولية أفعالهم التي قد تتسبب في حدوث الفوضى الرقمية.

ووجد التقرير أن في حياة الموظفين المعيشية اليومية عادات قد ترتبط بإنشاء الفوضى الرقمية، كما أظهر أن غالبية الموظفين لديهم عادات متشابهة بين تنظيم ثلاجاتهم وتنظيم حياتهم الرقمية، إذ قال 88% ممن يرتبون ثلاجاتهم قبل الذهاب في عطلة، يفعلون الأمر نفسه في ملفات العمل.

وتنصح "كاسبرسكي لاب" الشركات بالنظر في الإجراءات التالية لتجنب الوقوع ضحية للفوضى الرقمية:

• تدريب الموظفين على المهارات العملية التي يحتاجونها في العمل اليومي.

• تذكير الموظفين بانتظام بأهمية اتباع قواعد الأمن الإلكتروني حتى لا تتلاشى مهاراتهم في هذا المجال، وذلك بتعليق ملصقات تحمل النصائح في أرجاء المكتب.

• إنتاج نُسخ احتياطية من البيانات الأساسية لضمان سلامة معلومات الشركة، مع الحرص على تحديث الأجهزة التقنية وتطبيقاتها بانتظام لتجنّب الثغرات الأمنية التي لم تخضع لعمليات إصلاح.

• إيجاد حلّ مخصّص للشركات الصغيرة والمتوسطة يتسم بإمكانيات بسيطة للإدارة ومزايا حماية مثبتة.