طرق تساعدك في تنظيم بريدك الإلكتروني

01:47 ص | الاثنين 11 نوفمبر 2019

تنظيم البريد الإلكتروني من الأمور التي قد يعتبرها البعض شديدة السهولة، حيث يمكن لبعض المستخدمين الذين لم يشتركوا في كثير من المواقع أو نشرات البريد الإلكترونية أن يكونوا بمأمن من مشكلة تكدس الرسائل، إلا أن هؤلاء الذين يستخدمون البريد الإلكتروني في شؤون الحياة، مثل مواقع التسوق والأخبار والتواصل مع زملاء العمل يواجهون غالباً مشكلة في مواكبة المعدل العالي، لاستقبال الرسائل الإلكترونية.

يلجأ البعض لبرامج مخصصة لتنظيم البريد الإلكتروني، متاحة لمستخدمي الحاسبات الآلية المكتبية بمختلف انواعها والهواتف الذكية أيضاً، إلا أنه يمكن إتباع بعض النصائح البسيطة، التي ذكرها تقرير نشره موقع "Fox News" الإلكتروني، أن يغني عن استعمال أي برنامج أو وسيلة إضافية للقيام بهذه المهمة، وهي:

1- قاعدة "الدقيقة الواحدة"

تتلخص هذه القاعدة أو الفكرة في الرد على الرسائل الواردة في أقصر فترة زمنية ممكنة، بحيث لا تستغرق عملية الرد على الرسالة أكثر من دقيقة واحدة، وفي حالة الرسائل التي لا تحتاج إلى رد، مثل رسائل النشرات الإخبارية ومواقع التسوق، يمكن تحديد هذه الرسالة للمتابعة في وقت لاحق، أو حذفها.

2- أسكت هاتفك

قد تكون هذه النصيحة مفاجئة أو غير منطقية للبعض، لكن الإشعارات والتنبيهات الخاصة بالتطبيقات المختلفة، بما فيها البريد الإلكتروني، يمكن أن تشتت الانتباه وتضيع الوقت، وهو ما يعود بالضرر في النهاية على المستخدم، ويساهم في تقليل الوقت المخصص لمراجعة البريد الإلكتروني، أو إرجاء العملية برمتها.

يمكن وضع الهاتف في وضع "الصامت"، أو "Silent"، وهي طريقة فعالة لتلافي سماع صوت التنبيهات، لكنها لن تمنع التنبيهات من الظهور على الشاشة، لذلك يمكن اللجوء لغلق خاصية التنبيهات "Push notifications"، أو وضع الهاتف في وضع الطيران "Air plane mode"، وإن كان وضع الطيران سيمنع الهاتف من استقبال المكالمات.

3- ألغي اشتراك النشرات غير الضرورية

عندما يتصفح المرء شبكة الإنترنت لفترات طويلة، فإنه غالباً ما يجد نفسه قد اشترك في العديد من النشرات الإخبارية والتسويقية المختلفة، التي أصبحت خياراً متاحاً ومغرياً في كل المواقع الإلكترونية تقريباً، لكن مع مرور الوقت وزيادة عدد تلك النشرات، غالباً ما يصاب المرء بالملل أو الانشغال، ويتوقف عن فتح غالبية تلك الرسائل الواردة بشكل منتظم.

قم بعمل مسح لنشرات البريد الإلكتروني التي اشتركت بها، وإذا كان بعضها، أو أغلبها، ينتهي به الأمر إلى النسيان وعدم فتحه، فلا تتردد في إلغاء الاشتراك "Unsubscribe" من تلك النشرات، وهي عملية غالباً ما تستغرق ثوان قليلة، نظراً لأن كل رسائل النشرات تحتوي على رابط للإلغاء، غالباً ما يكون في آخر الرسالة.

4- حدد لوناً محدداً لكل نوع من الرسائل

تحتوي بعض تطبيقات ومواقع البريد الإلكتروني على خاصية تحديد علامة "Label" للرسائل الواردة من مصدر معين، وهذا يمكن أن يساعد بدرجة كبيرة في تحديد أهمية الرسائل وتقسيمها حسب نوعها (عمل – تسوق – أخبار – إلخ..)، حيث أن للعامل البصري دائماً دور كبير في تسريع وتسهيل عملية الفرز واتخاذ القرار، وربط كل نوع من الرسائل بلون معين يجعل العملية أسهل بكل كبير.

5- وسائل الاتصال الأخرى

على الرغم من الأهمية الكبرى التي يمثلها البريد الإلكتروني للبعض، إلا أنه من المفيد أيضاً أن يلجأ المرء إلى الوسائل الأكثر سرعة، خاصة عندما لا يكون هناك حاجة للصفة الرسمية في التواصل أو لإرسال أي مرفقات، مثل مكالمات الهاتف وتطبيقات المحادثة.

عندما يقل عدد الرسائل الواردة من الجهات الهامة، مثل زملاء العمل أو الدراسة، ستصبح عملية فتح البريد الإلكتروني وتنظيم الرسائل الموجودة فيه أمراً أقل ازعاجاً وغير مثير للتوتر، كما انه سيعطي وقتاً اكبر لقراءة وفرز الرسائل الأخرى.

6- خاصية المزامنة

إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني في مكان واحد فقط، مثل العمل أو المنزل، فإن هذا سيساعد على تراكم الرسائل بشكل أكبر، وهو ما سيزيد من العبء الذي تمثله عملية فرز الرسائل، ويكمن الحل لهذه المشكلة في خاصية المزامنة "Syching"، التي ستنقل أي تغييرات تجريها في بريدك الإلكتروني على جهاز معين إلى باقي الأجهزة، ويمكن للتطبيق الخاص بالبريد الإلكتروني أن يجعل عملية استخدام البريد الإلكتروني على الهاتف أمرا أكثر سهولة.